Ehrenkodex des AK Face-to-Face-Marketing (Personalpromotions)
(Stand 04.04.2008)
Zur Einhaltung dieses Ehrenkodexes verpflichten sich die Mitglieder des Arbeitskreises Face-to-Face-Marketing im Deutschen Dialogmarketing Verband e. V. (DDV). Nur die Agenturen, die in der über die DDV-Website abrufbaren Liste eingetragen sind, sind Mitglied des Arbeitskreises und haben sich diesem Ehrenkodex unterworfen.
Präambel
Die im DDV Arbeitskreis Face-to-Face-Marketing zusammengeschlossenen Unternehmen geben sich nachfolgenden Ehrenkodex. Der Ehrenkodex spiegelt gebündelt das Gesamtinteresse der Branche sowie das dort vorhandene Knowhow wieder. Er verdeutlicht dabei das am Markt vorhandene breite Spektrum von Branchen- und Einzelinteressen und ist Maßstab der wirtschaftlichen Betätigung der Mitglieder des Arbeitskreises.
Die Mitglieder des Arbeitskreises schaffen sich mit diesem Ehrenkodex einen Ordnungsrahmen für ihre Leistungen und verpflichten sich, die nachstehenden Bestimmungen als verbindlich einzuhalten.
Der Weg zum Erfolg führt über den Dialog.
Die persönliche Ansprache von Mensch zu Mensch ist das direkteste Dialogmarketing-lnstrument!
Folgerichtig organisieren sich die Agenturen für Personalpromotions im Deutschen Dialogmarketing
Verband e.V. (DDV).
Die im DDV Arbeitskreis organisierten Mitglieder bearbeiten professionell die Konzeption, Durchführung und Bewertung personalgestützter Marketing und Vertriebsaktivitäten.
Der DDV veröffentlicht eine regelmäßig aktualisierte Liste der Mitgliedsunternehmen, die sich zur Einhaltung des Ehrenkodexes verpflichtet haben. Mit der Unterzeichnung des Ehrenkodexes erklärt sich das Unternehmen einverstanden, in die genannte Liste aufgenommen zu werden. Bei Verstößen gegen den Ehrenkodex entscheidet das Kontrollorgan des Arbeitskreises über mögliche Sanktionen.
Das betroffene Unternehmen unterwirft sich diesem Schiedsspruch.
A. Allgemein
1. Imagepflege/Auftritt
Gemeinsames Ziel aller Arbeitskreis-Mitglieder ist es, durch Einhaltung klarer Grundsätze das Image dieses Branchenzweigs zu fördern und weiter auszubauen sowie Schaden von ihm abzuhalten.
Alle Mitglieder des Arbeitskreises müssen im Vorfeld mindestens drei Jahre Erfahrung mit Personalpromotion gesammelt haben und nachweisen können.
Mitglied im Arbeitskreis können nur im Handelsregister eingetragene Firmen und/oder Kapitalgesellschaften werden. Ausgeschlossen von einer Mitgliedschaft im Arbeitskreis sind WBZ-Firmen, „reine Personalvermittler" ohne Serviceangebot und "Drücker".
Jedes Arbeitskreis-Mitglied übernimmt alle Anstrengungen, seine Kenntnisse, Fähigkeiten und Arbeitstechniken ständig zu verbessern.
Die Eigenverantwortlichkeit der Agentur für ihr Handeln bleibt unberührt.
Jedes Arbeitskreis-Mitglied ist fair im Wettbewerbsverhalten und enthält sich herabsetzender Vergleiche.
2. Leistungsspektrum
Aufgaben verstehen. Konzepte erstellen. Informationen sichern. Wissen vermitteln.
Ein Schwerpunkt des Dienstleistungsangebotes einer Agentur für Personalpromotions ist die Beratung und Umsetzung bei der Entwicklung und Realisierung von Marketing-Projekten. Die Aufgabe ist darin zu sehen, Kundenprojekte zu planen und zu realisieren. Dies wird ergänzt durch Maßnahmen zur Qualitätssicherung, z. B. wird die Erfahrung einer Agentur für Personalpromotion in Form von Trainingsveranstaltungen und projektbezogenen Workshops weitergegeben. Die Arbeitskreis-Mitglieder beraten ihre Kunden unabhängig und gehen hierbei über den Aufbau und die Entwicklung von Konzepten hinaus. Durch aktive Mitarbeit an und in den Projekten wird die Beratungsleitung permanent der Praxistauglichkeit unterzogen. Dadurch ist es den Arbeitskreis-Mitgliedern möglich, bereits in sehr frühen Projektphasen Risiken zu erkennen und - in Abstimmung mit dem Kunden - korrigierend einzugreifen. Die Erfahrung und der Ideenreichtum der Arbeitskreis-Mitglieder sichern den Kundenerfolg.
3. Eigenwerbung
Zur Eigenwerbung und Akquisition dürfen nur wahrheitsgemäße Angaben gemacht werden (Leistungsspektrum, bereits durchgeführte Projekte)
Umfasst folgende Angaben:
Nur Marken / Kunden aufführen, mit denen ein direktes Vertragsverhältnis während der letzten zwei Jahre bestand bzw. noch besteht. Bei älteren Vertragsverhältnissen ist das Kalenderjahr der Zusammenarbeit anzugeben.
4. Ahndung von Verstößen
Bekannt gewordene Verstöße gegen die aufgeführten Grundsätze dieses Ehrenkodexes werden vom Kontrollorgan des Arbeitskreises untersucht und geahndet. Das Kontrollorgan kann den Ausschluss aus dem Arbeitskreis beschließen sowie dem Vorstand und Präsidium des DDV den Ausschluss eines Mitglieds aus dem Verband empfehlen.
B. Kunde - Agentur für Personalpromotions
1. Angebotserstellung / Vertrag
Es werden generell nur Aufträge angenommen, zu deren Realisierung die erforderlichen Kapazitäten und das Knowhow vorhanden sind.
Bei Erstellung eines Angebotes sind Unklarheiten/Übertreibungen zu unterlassen. Die Aufgabenstellung/die zu erbringenden Leistungen müssen klar definiert sein.
Umfasst folgende Angaben:
Klare Angaben bei Aktionszielen, u. a. Verteilmengen, Besucherzahlen, Abverkaufsmengen, geführte
VK-Gespräche / Beratungen
Alle bekannten Kostenpositionen sind aufzuführen und mit Beträgen je Leistungseinheit zu benennen.
Umfasst folgende Angaben:
€/ET, €-Cent/KM , EDV, Logistik, Agenturkosten, Prämien
Abrechnungsmodalitäten sind klar zu definieren und aufzuführen. Pauschale Budgetüberschreitungen sind zu unterlassen.
Jedes Arbeitskreis-Mitglied verpflichtet sich, vor Überschreiten des durch den Kunden freigegebenen Budgets diesen hiervon rechtzeitig und schriftlich in Kenntnis zu setzen.
Angebote sind derart zu kalkulieren, dass sämtliche im Folgenden aufgeführten Qualitätsstandards eingehalten werden können. Ein Mitglied des Arbeitskreises gibt realistische Leistungs-, Termin- und Kostenplanungen ab.
Jede Änderung/Ergänzung muss schriftlich erfolgen.
Die wesentlichen Bestandteile eines Auftrages sind in einem Vertrag zusammenzufassen.
2. Reporting
Es werden ausschließlich geeignete Unterlagen zur administrativen Abwicklung eines Auftrages (Aktionsberichte, Tätigkeitsnachweise etc.) erstellt und verwendet. Reportings werden zur Bewertung und Beurteilung einer Aktion zur Verfügung gestellt.
Zur Sicherung eines jeden Auftrages sind diese uneingeschränkt sowie als Nachweis, vom Auftraggeber/Kunden überprüfbar, einzusetzen.
Jedes Arbeitskreis-Mitglied verpflichtet sich die gewonnen Daten auf deren sachliche und inhaltliche Richtigkeit zu überprüfen und in entsprechender Form (z. B. Abschlussbericht) an den Kunden zu übermitteln.
3. Auftrags-/Projektabwicklung
Jeder Auftrag ist im Sinne eines ordentlichen Kaufmanns abzuwickeln.
Die während einer Aktion auftretenden Abweichungen werden dem Auftraggeber/Kunden sofort mitgeteilt, um die erforderlichen Maßnahmen abzustimmen.
Alle Aktionen unterliegen der ständigen Überwachung und Kontrolle. Darunter zu verstehen ist u.a. Kontrolle in der Administration, Budgeteinhaltung, Überprüfung durch Besuche am Aktionsort/POS.
Für verkaufsfördernde Maßnahmen wie Produktsamplings, Verkostungs- und Verkaufsaktionen stellen die Agenturen Kunden national wie regional stets qualifiziertes, hoch motiviertes sowie dem Kundenprofil entsprechendes Personal.
Weiterhin planen und organisieren die Arbeitskreis-Mitglieder individuell für die Aktionen zugeschnittene Informationsveranstaltungen.
Die Arbeitskreis-Mitglieder recherchieren und bearbeiten jede Art von Reklamation sofort und beziehen stets schriftlich eine sachlich korrekte Stellung hierzu.
4. Vertraulichkeit/Schutz vertraulicher Informationen
Die Arbeitskreis-Mitglieder geben Auftraggeber nur dann als Referenz (Fallbeispiele/Kundenliste) an, wenn zuvor deren schriftliche Zustimmung eingeholt wurde. Bei Angabe solcher Referenzen ist stets das Kalenderjahr der Zusammenarbeit anzugeben, wenn diese beendet wurde.
Die Arbeitskreis-Mitglieder behandeln alle Vorgänge und Informationen des Kunden mit strengster Vertraulichkeit. Projektbezogene Unterlagen werden nicht an Dritte weitergegeben, sofern das nicht ausdrücklich mit dem Kunden vereinbart ist.
Ebenso wie eigene vertrauliche Informationen geschützt werden, muss die Vertraulichkeit von Informationen gewahrt werden, die von Dritten, wie z. B. Lieferanten, Wettbewerbern usw. vertraulich zur Verfügung gestellt wurden.
5. Kundenschutz/-interesse
Die Kundenzufriedenheit ist regelmäßig schriftlich abzufragen, sofern der Umfang der Zusammenarbeit eine Bewertung erlaubt.
Im Interesse des Kunden richten die Arbeitskreis-Mitglieder ihr Qualitäts-bestreben/ihre Beratungsleistung ganz auf diesen aus, d. h. sie ermitteln seine Erwartungen, Bedürfnisse und beraten ihn kompetent.
C. Personal - Agentur für Personalpromotions
1. Allgemein
Fachkundige, flexible Promoter gehen auf lhre Verbraucher/Zielgruppe zu. Der Direktkontakt zum Verbraucher wird durch die Agentur so gestaltet, wie es deren Auftraggeber von ihr erwartet.
Ausschlaggebend für den Erfolg einer Aktion ist einerseits die Qualifikation der Promoter und andererseits das Erscheinungsbild sowie der Kommunikationsstil.
2. Auswahl des Promotionpersonals/Recruiting
Die Promoterauswahl erfolgt auf Basis eines gemeinsam mit dem Kunden erstellten
Anforderungsprofils.
Erfahrene Promoter überzeugen durch ein hohes Maß an fachlicher Qualifikation und
Motivation.
Die Arbeitskreis-Mitglieder wählen für ihre Kunden individuell Promoter aus, die mit dem Markenimage des Kunden korrespondieren sowie einen souveränen Auftritt und sachliche Affinität garantieren können.
Es dürfen nur zuverlässige Promoter eingesetzt werden; die Promoter sind in ihren Aufgabenbereich kompetent einzuweisen und der Aktionserfolg ist zu kommunizieren.
Weiterhin sind in der Zusammenarbeit mit Promotern die gesetzlichen Bestimmungen und Auflagen sowie die aktuelle Rechtsprechung zu beachten.
Die Promoter sind für ihre Einsätze angemessen und pünktlich zu honorieren.
Umfasst folgende Eigenschaften:  | der Promoter arbeitet selbständig und eigenverantwortlich
| | fachliche Kenntnisse Gesundheit & Belastbarkeit
| | Flexibilität
| | Kommunikationsstark
| | Loyalität / Zuverlässigkeit |
Soweit gefordert: Vorliegen eines gültigen Gewerbescheins, eines gültigen Gesundheitszeugnisses/Belehrungsbescheinigung und eines Führerscheins
3. Casting/Informationsveranstaltungen für Promoter
Die Promoter werden vor Einsatz - den Anforderungen der jeweiligen Aktion entsprechend gecastet oder sind dem Arbeitskreis-Mitglied, Kunden oder Handel persönlich bekannt.
Den Promotern wird ein aktionsbezogenes Training angeboten. Darüber hinaus werden bei Langzeitaktionen Fortbildungsmaßnahmen angeboten.
4. Vertragswesen
Basis jeder Zusammenarbeit ist ein zwischen den jeweiligen Parteien zu schließender Vertrag.
Die Verträge sind derart zu gestalten, dass die nachfolgend genannten Mindestangaben sowie ggf. deren Änderungen und Ergänzungen detailliert formuliert werden.
Umfasst folgende Mindestangaben: | Auftraggeber/Kunde Auftragnehmer
| | Aktionsbezeichnung
| | Aktionslaufzeit/Termine
| | Bezeichnung der Leistung
| | Honorierung |
5. Reporting der Promoter
Es werden ausschließlich geeignete Unterlagen zur administrativen Abwicklung eines Auftrages erstellt und verwendet. Die ordentliche Verwendung dieser Unterlagen sind den Promotern zu verdeutlichen.
Eine klare Dokumentation des Auftrages liegt nicht nur im Eigeninteresse, um Fehlinformationen zu verhindern, sondern ist insbesondere Voraussetzung für eine einwandfreie Übergabe an die "Weiterverarbeitung durch die Agentur".
Jeder Auftrag ist im Sinne eines ordentlichen Kaufmanns abzuwickeln.
6. Ordnung/Auftritt am Einsatzort
Die Promoter werden durch die Agentur verpflichtet, die Aktion i. S. d. Auftraggebers ordentlich durchzuführen (markenartikelgerechter Auftritt).
Bestätigte Termine werden eingehalten.
Beschwerden werden sachlich und zuvorkommend so behandelt, wie es der Auftraggeber erwartet. In geeigneter Weise dokumentiert die Agentur die Aktionsdurchführung auch am Aktionsort/POS, insbesondere hinsichtlich der getroffenen Vereinbarungen und Ziele.
Die AK Mitglieder distanzieren sich von aggressiven Verkaufsmethoden wie sie z. B. von Drückerkolonnen angewendet werden.
7. Vertraulichkeit/Schutz vertraulicher Informationen
Die Arbeitskreis-Mitglieder verpflichten sich zur strikten Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
Die Arbeitskreis-Mitglieder geben Promoterdaten nur weiter, wenn zuvor die schriftliche Einwilligung des Promoters eingeholt wurde.
Die Promoter sind angewiesen, alle internen Vorgänge und Informationen von Auftraggebern, die ihnen durch die eigene Tätigkeit bekannt werden, vertraulich zu behandeln.
8. Sorgfaltspflicht
Die Arbeitskreis-Mitglieder verpflichten sich bei der Erfüllung aller Leistungen ein Höchstmaß an Sorgfalt und Zuverlässigkeit zu erbringen und übertragen diese Verpflichtung auch auf die durch sie im Rahmen eines Projekts beauftragten Promoter.
Wiesbaden/Karlsruhe, 4. April 2008
Verpflichtungserklärung
Als Agentur für Personalpromotions verpflichten wir uns zur Einhaltung des Ehrenkodexes, den sich die Mitglieder des Arbeitskreises Faca-to-Face Marketing im DDV gegeben haben.
Wir verpflichten uns generell dann auf unternehmerisches Handeln zu verzichten, wenn wir davon Kenntnis haben, dass damit gegen die Grundsätze und bestimmungen dieses Ehrenkodexes verstoßen wird.
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